ORGANISASI

 Komponen-Komponen Organisasi

Komponen-komponen yang ada dalam Lembaga Penanggulangan Bencana adalah sebagai berikut:

A. Fasilitas

Fasilitas adalah perangkat keras yang dapat mendukung kerja-kerja dalam penanganan bencana. Fasilitas yang dibutuhkan Lembaga Penanggulangan Bencana antara lain Pusat Koordinasi Tanggap Darurat, alat komunikasi, ruang konferensi/briefing, kantor, penyimpanan perlengkapan dan perlengkapan evakuasi.

Ruang kantor haruslah ruang yang memadai dan fungsional. Dalam situasi emergency, ruang kantor bisa dirubah menjadi Pusat Koordinasi Tanggap Darurat dengan menempatkan peta, papan tulis, dan alat peraga untuk mempresentasikan informasi tentang situasi, sumber daya yang tersedia, tugas dengan prioritas, tugas yang sedang dijalankan, dan sebagainya.

B. Perlengkapan dan Persediaan

Lembaga Penanggulangan Bencana perlu memiliki berbagai kategori perlengkapan dan persediaan darurat. Ini akan berbeda-beda bergantung pada kebutuhan masing-masing tapi biasanya hal-hal berikut perlu disimpan dan dijaga:

 Kendaraan.

 Perlengkapan darurat, seperti generator, perangkat penerangan darurat, beliung (pick), sekop, kain terpal, selimut, tenda dan perlengkapan komunikasi.

 Perlengkapan pelatihan.

C. Staf Terlatih

Harus ada staf yang terlatih untuk menjalankan semua fungsi yang dibebankan pada Lembaga Penanggulangan Bencana Muhammadiyah. Sehingga harus bisa memastikan adanya program pelatihan yang memadai.

D. Sistem Komunikasi

Tanpa komunikasi yang memadai dan efektif, tidak ada organisasi penanggulangan bencana yang bisa berjalan dengan memuaskan. Dalam istilah penanganan bencana, ada empat pertimbangan penting dalam sistem komunikasi, yakni sistem komunikasi harus:

 Menyediakan fasilitas memadai untuk kegiatan normal sehari-hari dari organisasi.

 Mampu meluaskan peran dari peran sehari-hari menjadi fungsi yang lebih luas dengan tuntutan yang lebih besar dalam operasi tanggap darurat.

 Menyediakan kapabilitas bergerak (mobile) jika dibutuhkan.

 Memiliki kapasitas cadangan atau bantuan (back-up) untuk memenuhi tuntutan darurat.

E. Sistem Peringatan

Efektivitas sistem peringatan adalah salah satu komponen penting dalam kapabilitas suatu Lembaga Penanggulangan Bencana untuk menangani bencana. Karenanya kebutuhan ini perlu dipenuhi secara memadai dalam semua sistem organisasional di semua tingkatan. Berikut ini adalah kebutuhan-kebutuhan kunci dalam sistem peringatan:

 Kapabilitas untuk menerima peringatan internasional

Sebagai contoh, peringatan akan terbentuknya badai di bawah pengaturan meteorologi internasional; atau peringatan tsunami dari pusat tsunami internasional.

 Kapabilitas untuk menginisiasi peringatan dalam negeri

Misalnya, dalam kasus seperti gunung meletus, banjir, longsor, kebakaran, insiden kimia berbahaya.

 Kapabilitas untuk mengirimkan peringatan dari tingkat nasional dan tingkat lain

Misalnya, melalui sistem penyiaran radio, sms centre atau system peringatan khusus.

 Kapabilitas untuk menyebarkan peringatan pada tingkat masyarakat lokal

Misalnya, melalui pengeras suara masjid, sirene atau penyampai pesan, jika kondisi mengharuskan.

 Kapabilitas untuk menerima peringatan dan bertindak atasnya

Ini membutuhkan kepemilikan atas atau akses ke penerima radio/televisi, mendengar/melihat jarak sinyal, tahu apa arti dari berbagai pesan dan tahu apa yang harus dilakukan. [Jika ada keterbatasan atau gangguan pada kapabilitas ini, maka peringatan tidak bisa benar-benar efektif. Sebagian besar keterbatasan atau gangguan disebabkan oleh bencana itu sendiri; misalnya, ketidakmampuan system penyiaran radio untuk berfungsi karena badai topan, gempa bumi atau kerusakan lain].

F. Manajemen Informasi

Informasi memiliki arti sangat penting dalam menangani situasi bencana. Bahkan sistem organisasional terbaik, yang ditangani oleh staf paling ahli dan professional, tidak akan berguna apa-apa tanpa adanya informasi yang relevan dan alat untuk memprosesnya.

Sumber informasi juga perlu dipertimbangkan dengan hati-hati dalam rangka menyediakan dua kategori utama informasi, yakni:

 Informasi krisis, yakni, berbagai bentuk informasi yang langsung terkait dengan situasi bencana tertentu. Ini mencakup laporan cuaca, laporan kerusakan, laporan terkini situasi dan sebagainya. Ini merupakan informasi yang dinamis, yang terkait langsung dengan kejadian yang sedang berlangsung.

 Informasi latar belakang, yakni, catatan tentang bencana sebelumnya, informasi peta, informasi sensus dan sebagainya. Ini adalah informasi statis tapi juga bisa sama pentingnya seperti informasi krisis.

Karenanya secara organisasional, Lembaga Penanggulangan Bencana Muhammadiyah perlu memastikan bahwa ada pengaturan yang memadai untuk mendapatkan informasi krisis; dan bahwa informasi latar belakang bisa dengan cepat diakses untuk digunakan jika diperlukan.

Pemprosesan informasi cenderung dikelompokkan dalam siklus informasi bencana:

 Informasi tentang sesuatu.

 Pengkajian (atau evaluasi).

 Pembuatan keputusan.

 Penyebaran informasi dan keputusan.

Secara keseluruhan, dalam mempertimbangkan aspek-aspek organisasional yang relevan, penting untuk diingat bahwa tujuan utama dari mendapatkan dan memproses informasi adalah bahwa hal ini harus memungkinkan pejabat penanganan bencana untuk mengidentifikasi, membuat prioritas dan mengalokasikan tugas-tugas respon.

G. Fasilitas Hubungan (Liaison)

Sebagian besar sistem organisasional perlu memasukkan fasilitas untuk berhubungan dengan berbagai badan yang saling terkait. Sifat dasar dari fasilitas-fasilitas ini, dan saluran yang digunakan, biasanya harus ditentukan atas dasar masing-masing situasi.

H. Media dan Hubungan Publik

Fasilitas organisasional juga diperlukan untuk memastikan hubungan yang baik dengan media dan untuk hubungan publik secara umum. Ada dua aspek penting dari hubungan dengan media:

 Pertama, media membutuhkan informasi untuk tujuan berita mereka sendiri dan, pada saat bencana, biasanya merupakan kepentingan semua orang bahwa informasi semacam itu harus akurat (jika tidak maka akan muncul beberapa akibat, yang beberapa di antaranya bisa memperburuk situasi yang sudah terganggu).

 Kedua, media bisa menjadi sumber penanganan bencana yang berharga, dengan kapabilitas yang dimilikinya untuk menyebarkan informasi dan panduan resmi kepada masyarakat yang tertimpa dan pihak lain).

I. Fasilitas Bergerak

Sifat dari bencana, terutama kecenderungannya yang mengganggu fasilitas yang ada di daerah yang tertimpa, membutuhkan konsep mobilitas yang kuat dalam penerapan tindakan penanggulangan. Karenanya, pusat operasi darurat bergerak, fasilitas kesejahteraan bergerak, dan mobilitas dalam aktivitas seperti evakuasi dan survey serta pengkajian perlu benar-benar disediakan dalam istilah organisasional.

J. Kewaspadaan, Aktivasi dan Meninggalkan Diri (Stand-down)

Pengaturan organisasional diperlukan untuk kewaspadaan, aktivasi dan pergi (stand-down) dalam sistem penanganan bencana. Pengaturan ini biasanya terdapat dalam rencana penanggulangan bencana (termasuk prosedur operasional).

K. Kebutuhan Administratif

Aktivitas penanggulangan bencana membutuhkan banyak dukungan administratif. Skala kebutuhkan logistik dan administratif yang diperlukan untuk aspek-aspek respon seperti membersihkan puing-puing, survey dan pengkajian, distribusi perlengkapan bantuan dan perbaikan layanan penting bisa dengan cepat dihargai. Akan tetapi, kebutuhan administrative pada saat non-bencana juga sama pentingnya, terutama jika aspek kesiapsiagaan, pelatihan dan kesadaran public ingin dijaga pada tingkat keefektifan yang diperlukan.

L. Pusat Koordinasi Tanggap Darurat (Posko Tanggap Darurat)

Hampir semua komponen organisasional yang dijabarkan diatas berhubungan langsung dengan pembentukan dan fungsi Pusat Koordinasi Tanggap Darurat yang berada di wilayah [PWM] atau Daerah [PDM]. Sebuah Pusat Koordinasi Tanggap Darurat pada dasarnya adalah pusat penanganan situasi bencana. Pusat Koordinasi Tanggap Darurat menyatukan aspek-aspek vital seperti:

 Komunikasi,

 Informasi,

 Peringatan,

 Pengkajian dan pengawasan situasi,

 Prioritas tindakan.

 Alokasi tugas,

 Koordinasi kegiatan,

 Media dan informasi publik.

Sumber [http://www.mdmc.or.id/index.php?option=com_content&view=article&id=52&Itemid=66]